Competencias del Instructor de Competencias

Competencias del Instructor de Capacitación. 

Este blog nos ayudará a saber sobre las competencias que debe poseer el instructor en la impartición de eventos de capacitación. El instructor debe ofrecer programas de capacitación efectivas, asegurando que los participantes reciban mejores conocimiento y habilidades realizando sus actividades de manera eficiente dentro de la empresa. 

Habilidades y valores personales.

Un instructor eficaz debe poseer una combinación de habilidades y valores personales que faciliten su interacción con los participantes.

Habilidades:

• Comunicación efectiva: Transmitir ideas de manera clara y concisa.
• Capacidad de adaptación: Ajustar el contenido y la metodología según el grupo.
• Liderazgo: Guiar y motivar a los participantes de manera efectiva.
• Gestión del tiempo: Organizar la sesión para cubrir los temas esenciales.
• Uso de herramientas tecnológicas: Manejar recursos digitales y audiovisuales para reforzar el aprendizaje.

Valores:

• Empatía: Comprender las necesidades y expectativas de los participantes.
• Paciencia: Permitir que cada persona aprenda a su propio ritmo.
• Actitud positiva: Generar un ambiente de aprendizaje amigable y estimulante.
• Compromiso: Mostrar interés genuino por el desarrollo de los asistentes.
• Ética profesional: Respetar la diversidad de opiniones y fomentar un entorno inclusivo.

Hablar el público

La capacidad de hablar en público es esencial para cualquier instructor. Para mejorar esta competencia, se recomienda:

• Preparación previa: Conocer el contenido a profundidad para transmitir seguridad.
• Estructura clara: Organizar el discurso en introducción, desarrollo y conclusión.
• Lenguaje corporal adecuado: Utilizar gestos, contacto visual y expresiones faciales.
• Modulación de la voz: Variar el tono y volumen para mantener el interés.
• Interacción con la audiencia: Incluir preguntas y ejemplos para fomentar la participación.

Exposición (Recomendaciones antes, durante y después)

Recomendaciones para exposición.

Antes de la presentación

Para la preparación de la intervención oral, es fundamental responder a las siguientes preguntas, que corresponden a las etapas de la elaboración de un discurso:

¿Cuál es el objetivo de mi presentación? El objetivo general puede ser entretener, informar o persuadir, mientras que el específico expresa cuál es la respuesta que el orador espera del público.

¿A quién va dirigida la presentación? El análisis de la audiencia que escuchará, y el conocimiento de sus intereses, ayudará a establecer un terreno común para conseguir una comunicación más efectiva.

¿Cómo se ha de estructurar la información que se quiere presentar? Un discurso debe contener, además del título, una introducción que capte la atención del público y sirva de guía hacia el siguiente apartado: la parte central, el cuerpo del discurso, en el que se desarrollan los contenidos principales del tema y, final· mente, se exponen las conclusiones que resumirán el contenido del mensaje.

Durante la presentación

Además del contenido del propio discurso, intervienen otros elementos que influyen de manera determinante en el ánimo de los oyentes:

• Elementos paralingüísticos: la voz.
• Elementos no verbales: la expresión facial, los gestos, la postura, los movimientos, etc.

La voz: El tono, el volumen, la velocidad y la pronunciación son cuatro de las características de la voz que es necesario aprender a utilizar, de forma correcta y consciente, durante una presentación oral.

La expresión facial: El rostro y la mirada son los componentes más importantes del lenguaje no verbal. 

El lenguaje del cuerpo: La postura del cuerpo debe ser relajada, evitando gestos y movimientos repetitivos o exagerados. 

Los medios audiovisuales: Los más utilizados por conferenciantes, oradores o docentes son la pizarra, el rota folios, el vídeo, las transparencias, las diapositivas y las presentaciones electrónicas. en dónde el:

• Contenido: Es necesario seleccionar y simplificar la información que se quiere mostrar; se recomienda que el texto escrito no exceda de ocho líneas por seis palabras en cada línea ya que un exceso de información dificulta la lectura de la proyección. En caso de presentar una tabla, se debería limitar: la información a cuatro columnas y a siete filas, como máximo.
• Tamaño y tipo de las letras: Se recomienda usar un tipo de letra sans serif: Helvética o Arial ya que al ser «menos decorativas» que otros tipos son fáciles de leer. En cuanto al tamaño dependerá de la dimensión de la sala donde se vaya a realizar la exposición. 
• Color: debe aplicarse de forma lógica, reservando algunos colores para los títulos o subtítulos, manteniendo una uniformidad durante toda la presentación y evitando su exceso.

También es importante considerar su significado cultural: rojo para las prohibiciones o limitaciones, verde y azul para resaltar aspectos positivos (saludables).

Además, se deben evitar colores pálidos, por la dificultad en visualizarlos una vez proyectada la diapositiva.

Después de la presentación

Después de la presentación, es importante hacer una valoración de la sesión con el objetivo de identificar los aspectos que debemos mejorar en nuestras habilidades oratorias y que pueden redundar en exposiciones futuras.

También es de gran ayuda grabar en vídeo o casett la presentación para, después de visualizarlo u oírlo, hacer las propias críticas y rectificaciones.

Otra opción es dar a un colega un checklist o lista de evaluación para que valore la calidad de la presentación.

Uso de materiales y apoyos didácticos

Debe seleccionar los recursos y materiales didácticos que tiene pensado utilizar. Es fundamental elegir adecuadamente los recursos y materiales didácticos porque constituyen herramientas fundamentales para el desarrollo y enriquecimiento del proceso de enseñanza-aprendizaje de los participantes.

Algunos tipos de estos son:

Materiales sonoros 

• ·         Reproductores
• ·         Amplificadores
• ·         Grabadores
• ·         Micrófonos
• ·         Generadores de efectos

Apoyos didácticos audiovisuales

• ·         Material gráfico
• ·         Recurso motivador en la presentación de algunos temas.
• ·         Como la forma de complementar una información.
• ·         Aprender a escuchar es uno de los objetivos de la utilización de este medio. 

Material Pictórico

Debemos contar con recursos materiales que podemos dividir en recursos impresos, audiovisuales o informáticos. 

Manejo de instalaciones, mobiliario y equipo

El logro de los objetivos requiere ciertas condiciones y apoyos que se abordan en este capítulo. El ambiente de la capacitación debe concebirse para facilitar la interacción y favorecer la aplicación del método. 

El ambiente físico en la capacitación Sin duda alguna el ambiente o entorno físico de la capacitación es un elemento fundamental. Es el medio en el cual se encuentra inmersa la capacitación, y su estudio estará condicionado por esta.

El ambiente incluye tres elementos: 

• Instalaciones
• Mobiliario y equipo 
• Servicios y suministros 
  

Instalaciones (requisitos básicos) 

La capacitación requiere de algunos requisitos básicos en las instalaciones. Sin embargo, es difícil encontrar condiciones óptimas en todos los casos. 

Se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:

1. Acceso
2. Dimensión y disposición de espacios                               
   
3. Acústica
4. Iluminación
5. Ventilación/climatización
6. Higiene
7. Comodidad y decoración
8. Seguridad
   

Mobiliario y equipo (requisitos básicos) 

1. Mesas y sillas 

En principio las mesas, sillas, así como otros muebles a utilizar deben ser ergonómicos. La ergonomía es el estudio de datos biológicos y tecnológicos aplicados a la mutua adaptación entre la persona y la máquina.

2.Disposición 

Existen muchos tipos de acomodos para el mobiliario, en capacitación se deben cumplir ciertos requisitos:

• Acceso audio-visual permanente. 
• Principio del mobiliario mínimo. 

Servicios y suministros (requisitos básicos) 

1. Sanitarios 

Deben estar ubicados cerca del área de capacitación, sin que generen interferencia por ruido u olores desagradables. Es importante disponer de jabón líquido y toallas de papel o secadores eléctricos.  

2. Suministros básicos 

Cualquier curso debe estar siempre dotado de agua pura y recipientes limpios para beberla. 

Algunos suministros logísticos típicos son las fotocopias, llamadas telefónicas, insumos como lápices, lapiceros, papel, cinta adhesiva etcétera. Es importante contar con un botiquín, cuyo contenido dependerá del personal disponible para utilizarlo. 

Manejo del grupo

Cada participante tiene características especiales, por lo que el manejo de grupos resulta una compleja tarea para el instructor, quien ha de ser el responsable de la conducción del aprendizaje, el cual no se lograra sin una integración grupal. La integración grupal puede lograrse mediante la utilización de técnicas o dinámicas grupales.

A continuación, se presentan algunos tipos de grupos los cuales son:

1. Ruidoso: murmuraciones y conversaciones en voz baja, provocan que el instructor y el resto de los compañeros se distraiga.

Recomendaciones: el instructor debe de estar muy atento a este tipo de interrupciones. Dirigir la mirada a los participantes que conversan. Lanzarles alguna pregunta o pararse muy cerca de ellos. Si el ruido es generalizado quizá lo más conveniente sea cambiar a una técnica más participativa o hacer un receso.

2. Silencioso: Si el grupo muestra un total silencio, investigue las causas. Puede haber fallado el proceso de ruptura de la tensión, no existe confianza para participar o bien no les interesa suficientemente el tema. 

Recomendaciones: el uso de técnicas más participativas reforzara la integración. Investigue las causas y actúe.

3. Indiferente: no les interesa el seminario ni sus contenidos. Los temas tratados fueron simples y son conocidos por el grupo. No hubo nada nuevo. Se tiene la certeza de estar perdiendo el tiempo. 

Recomendaciones: Previo al curso, investigue el nivel y experiencia de los participantes. Manifieste su disposición por incorporar temas de interés de los participantes con el contenido del curso. Cambie de técnica para motivar la participación. Maneje ejemplos adecuados a las necesidades de la empresa y puestos.

4. Agresivo: la actitud autoritaria y prepotente del instructor, provoca una reacción agresiva y hostil del grupo hacia el mismo instructor, y la sesión se convierte en una lucha de fuerzas que no conducen sino al fracaso del curso. Algunas veces se combina la agresión con la ironía y provoca la deserción de participantes.

Recomendaciones: Actuar con sencillez, modestia y humildad, pues habrá que recordar que no es el poseedor total de la verdad y que también está aprendiendo con el grupo.

5. Participativo: este es el grupo ideal que desearía el instructor para desarrollar un curso. Si se señala lo que realmente interesa al grupo, si se conocen sus motivaciones, si se utilizan las técnicas adecuadas y se evalúan constantemente, se garantiza el interés y participación de cada uno de los componentes del grupo.

Recomendaciones: Aproveche al máximo la participación, manteniendo el interés de los asistentes.

Manejo de grupos difíciles

Cuando un instructor se encuentra frente a un grupo y tiene que captar la atención y despertar al aprendizaje, no solamente tiene que ser motivador y conocer las características que cada participante adopta y como tratarlos individual y gradualmente, también debe adquirir las habilidades para sobreponer las distintas situaciones que se presentan en la conducción de un evento.

A) ¿Qué hacer cuando se pierde el control de la sesión?

Si el control se pierde cuando el instructor es quien está en uso de la palabra puede hacer una pausa prolongada para que con el silencio que se hace queden en evidencia los causantes de esta situación para inmediatamente poder continuar la sesión, dirigir la mirada en forma directa y prolongada a los mismos desatentos, procurando hacerlo con cordialidad y en cierta forma que los haga volver a la temática tratada, y dirigir una pregunta al participante más influyente.

B) Cuando los asistentes se salen del tema

Emplear las preguntas directas, cuestionando de qué manera lo discutido se relaciona con el tema a tratar y dirigir nuevamente la conversación sobre la temática central.

C) Cuando el grupo no habla

Centrar el tema, estimular el intercambio de puntos de vista y dirigir una pregunta directa a un miembro del grupo que conozca la respuesta o haya tenido experiencia en el tema cuestionado.

D) Cuando no aceptan conclusiones del instructor

Guiar de nuevo la discusión proponiendo el mismo planteamiento, pero con diferentes palabras.

E) Cuando alguien se opone

Utilizar preguntas directas que comprometan al participante oponente a que fundamente su punto de vista y proponga alternativas de solución.

F) Cuando alguien objeta habitualmente

Usar preguntas de rebote, solicitándole que nos diga sus soluciones concretas a la problemática analizada.

Hacer más evidente sus argumentos, resaltándolos con otras palabras y luego seguir adelante (no engancharse).

G) Cuando la presencia de un supervisor jerárquico se impone al grupo

Atenderlo de manera cordial, pero tratarlo al mismo tiempo como un miembro más del grupo, procurar no poner a los participantes en alguna situación embarazosa frente a su supervisor y recordarle que no tome notas frente al grupo, pues los asistentes pueden interpretarlo como que está registrando y evaluando sus intervenciones, y esto puede provocar que traten de lucirse o que guarden silencio.

Situaciones que se pueden presentar (soluciones y no soluciones)

1. Alguien llora desconsoladamente, se angustia y no puede controlar su pena

2. Situaciones de agresión en la familia (violencia intrafamiliar, abuso sexual u otras situaciones complicadas)

3. Nadie quiere hablar en el grupo

4. Una persona concentra la atención y se toma la palabra

5. Discusión entre los participantes

6. Pelea física entre los participantes

7. Todos hablan al mismo tiempo, hay desorden y poca concentración

8. Se relata una situación de consumo actual

10. Una persona del grupo le solicita su opinión personal sobre un tema